Leo

Besteed je tijd beter, optimaliseer je processen

Programmeer je agenda en hou meer vrije tijd over

Bij een woord als procesoptimalisatie denken de meeste ondernemers meteen aan software. Je bespaart tijd en minimaliseert de kans op fouten als bedrijfssoftware met elkaar communiceert en data uitwisselt. Maar hoe zit het met jouw eigen procesoptimalisatie? Daar kun je ook verbeteringen in aanbrengen, en net als bij de software win je zo aan tijd, efficiëntie en rust.

Bedrijfsprogramma’s laat je voor je werken door ze te programmeren. Vanuit je boekhoudprogramma genereer je bijvoorbeeld periodieke overzichten, je krijgt seintjes als je voorraden bijna op zijn, klanten krijgen een automatische betalingsherinnering als de termijn een paar dagen verstreken is en nieuwsbrieven kunnen automatisch worden verstuurd aan nieuwe klanten. Maar je kunt ook je eigen activiteiten ‘programmeren’.

Programmeer je eigen activiteiten

Programmeer je eigen activiteiten.

Koppel apps
Ook geoptimaliseerd boekhouden? Probeer een maand gratis

Koppel apps

Een goede en leuke tool hiervoor, is de app If This, Then That (IFTTT). Waarschijnlijk zit een groot deel van je bedrijf in je smartphone. Je contacten, je e-mail, je boekhouding, je bankrekening. Met de app IFTTT kun je honderden apps en acties aan elkaar koppelen. Er zijn diverse toepassingen, zoals e-maildiensten als bepaalde dingen gebeuren (koersdaling van een aandeel of een factuur die betaald wordt), tweets automatisch op je LinkedIn publiceren of muziek uit Youtube-video’s toevoegen aan een Spotify-playlist. Je kunt de app echter ook goed inzetten om je werk/privé-balans te bewaren.

Laat bijvoorbeeld automatisch je werkmail stilzetten zodra je thuiskomt (wat je telefoon dankzij GPS natuurlijk precies weet). Of de telefoon na acht uur ‘s avonds niet meer over laten gaan, maar elke ochtend een overzicht per mail laten genereren van de nummers die hebben gebeld, zodat je meteen terug kunt bellen. Door je smartphone zo te programmeren, kun jij ervoor zorgen dat je werk niet je vrije tijd insluipt.

Verdeel de verantwoordelijkheid

Is het voor jouw bedrijf belangrijk dat je ook buiten kantoortijden bereikbaar bent en dat je snel reageert op mails en telefoontjes van klanten of leveranciers? Verdeel dan de verantwoordelijkheid. Zorg dat alle mails en telefoontjes naar één nummer of e-mailadres worden doorgeleid (kijk op de website van je telefoonprovider en in je e-mailprogramma hoe je dit doet) en verdeel de tijd onder jezelf en andere leidinggevenden in je bedrijf.

Wanneer je werknemers buiten kantoortijden ‘piketdienst’ draaien, moet je hen hiervoor wel in tijd compenseren. Maar het grote voordeel is dat jij in je vrije tijd écht kunt ontspannen en niet je telefoon in de gaten hoeft te houden. Dit zorgt dat je de volle aandacht kunt richten op je hobby’s, gezin of je vrienden.

Verdeel de verwantwoordelijkheid

Waarom is dat belangrijk?

Veel ondernemers zijn, in ieder geval in hun achterhoofd, 24/7 met het bedrijf bezig. Het is moeilijk om nee te zeggen en het is moeilijk om zaken uit handen te geven. Want uiteindelijk is het bedrijf natuurlijk jouw verantwoordelijkheid. Toch is het erg belangrijk om ook tijd vrij te maken voor andere dingen. Pas als je je aandacht ook op andere zaken richt, kun je namelijk echt productief en creatief zijn, ontdekte bijvoorbeeld Alex Soojung-Kim Pang, een succesvolle consultant uit Silicon Valley die een burn-out kreeg en daar een boek over schreef: Rust in uitvoering, meer voor elkaar krijgen door minder te werken.

Je brein werkt beter als je je op verschillende dingen richt, ontdekte hij. Dat kan van alles zijn, als het maar geen werk is. Je hoeft je geen 24 uur per dag op je bedrijf te storten, om succesvol te zijn. Charles Darwin werkte bijvoorbeeld elke dag slechts drie blokjes van anderhalf uur, Winston Churchill was in zijn vrije tijd een fanatiek schilder. Dus maak vooral ook tijd vrij voor je gezin, je vrienden, sport, hobby’s en zelfontplooiing. Daar word je alleen maar een betere ondernemer van. En waarschijnlijk een gelukkiger mens.

Meer voor elkaar krijgen door minder te werken
2018-03-02T11:00:25+00:00