Zorg voor inzicht en overzicht, zet je crediteuren op een rij

Weet wie je leveranciers zijn en wat je aan hen kwijt bent

Weet jij precies hoeveel geld er in en uit je bedrijf gaat? Wanneer je voor kosten komt te staan en wanneer er ruimte is voor extra investeringen? Overzicht op je crediteuren geeft je veel rust en inzicht. Je houdt tijd en aandacht over voor je bedrijf, of voor andere leuke dingen.

Je weet vast al dat goed debiteurenbeheer belangrijk is. Als je precies weet wanneer je hoeveel geld moet krijgen van welke klant, kun je op tijd betalingsherinneringen sturen, aan de bel trekken als het niet binnenkomt en eventueel een incassobureau inschakelen. Want je inkomsten wil je natuurlijk niet mislopen.

Maar ook goed crediteurenbeheer is belangrijk. Dit geeft je een overzicht van al je inkoopafspraken, abonnementen en leveranciers. Wanneer moet je hen hoeveel betalen?

Maak een overzicht van al je inkoopafspraken, abonnementen en leveranciers.

Voordelen van crediteurenbeheer

Overzicht op je crediteuren heeft diverse voordelen:

  • Geen nare verrassingen: Niets vervelender dan een grote rekening waar je eigenlijk niet op had gerekend. Ken je kosten en weet wat je uitgeeft. Dan kun je ook je kostprijs berekenen: de minimale kosten per uur, product of dienst. Dit helpt bij je prijsbepaling en bij het onderhandelen met klanten. Als je je kostprijs kent, neem je geen klussen meer aan die te weinig opleveren. Want dat is zonde van je (minstens zo kostbare!) tijd.
  • Tijdig opzeggen of vernieuwen: Als je weet welke contracten en abonnementen je allemaal hebt afgesloten, weet je ook wanneer je ze kunt opzeggen of vernieuwen. Wellicht kunnen je verzekeringen of bijvoorbeeld je internetabonnement of de energieleverancier ook goedkoper bij dezelfde aanbieder of een concurrent. Of betaal je al anderhalf jaar voor een vakblad dat je nooit leest.
  • Heronderhandelen: Met een overzicht van al je leveranciers, weet je ook welke partijen het belangrijkst zijn voor jouw bedrijf. Als jij elke maand voor duizenden euro’s bij een leverancier uitgeeft, ben je waarschijnlijk een belangrijke klant voor hem. Dan kun je best eens praten over korting, leveringsvoorwaarden die jou beter uitkomen of langere betaaltermijnen.
  • Benchmarken: Door te sparren met andere ondernemers, online onderzoek te doen of je boekhouder/accountant om hulp te vragen kun je jouw kosten en inkomsten afzetten tegen die van vergelijkbare bedrijven, oftewel benchmarken. Geef jij veel meer uit aan overhead dan een vergelijkbare ondernemer? Is jouw pand bovengemiddeld duur? Ga dan eens na of dit het waard is, en of je misschien zou kunnen besparen.

Hoe maak je nu zo’n overzicht? Als je zelf je boekhouding bijhoudt, bijvoorbeeld met een online programma, heb je eigenlijk al veel overzicht. Vooral als het boekhoudprogramma is gekoppeld aan je zakelijke bankrekening. Al je uitgaven verschijnen dan immers vanzelf in een overzicht. Vaak is het in een boekhoudprogramma ook mogelijk om contracten en overeenkomsten (digitaal) te bewaren.

Digitaliseren

Of zorg hier zelf voor, door alle contracten te digitaliseren en ze in een voor alle betrokken medewerkers toegankelijke map in de cloud (denk aan Google Drive of Dropbox) te zetten. Dan kan iedereen ze op elk moment inzien en heb je ze altijd bij de hand. Zet in je (online) agenda wanneer overeenkomsten aflopen en wanneer je bepaalde diensten kunt opzeggen.

In sommige bedrijven kunnen werknemers zelf bedrijfsmiddelen bestellen bij geselecteerde leveranciers of worden vanuit het voorraadbeheer automatisch bestellijsten opgesteld. Deze programma’s kun je als het goed is ook laten corresponderen met je boekhoudprogramma, zodat je wel het overzicht houdt en weet hoeveel geld er elke maand aan een bepaalde leverancier wordt besteed. Kies anders voor andere bedrijfssoftware, die wel op elkaar aangesloten kan worden.

2017-10-10T16:10:56+00:00