Alex de Accountant

Ondernemers in verschillende fases, maar met hetzelfde knelpunt

Maak kennis met Alex en vier van zijn klanten

Alex de Accountant

Een last-minute opdracht, onrealistische verwachtingen van de klant, ‘s avonds voor de zoveelste keer als laatste naar huis. En altijd maar weer die boekhouding. Facturen verzenden, klanten die later betalen, inzicht in mijn financiën en die BTW aangiftes. Vaak ben ik er in mijn hoofd nog wel mee bezig en maak ik het in het weekend af.  Dat heeft invloed op mijn privéleven. Herkenbaar?

Als accountant merk ik dat veel van mijn klanten worstelen met hun werk/privé-balans. Het zijn ondernemers in verschillende fases, maar met hetzelfde knelpunt: tijd. In elke fase van het ondernemerschap zijn er periodes waarin de werk/privé-balans even ver te zoeken is.

Mijn naam is Alex en sinds 2011 heb ik mijn eigen kantoor. Er zijn veel factoren die bijdragen aan een scheve verhouding tussen werk en privé. Een van die factoren die je vrijwel bij elke ondernemer tegenkomt, is de boekhouding. Bonnetjes, facturen, crediteuren: niet voor iedereen het favoriete deel van ondernemen. Maar als het op orde is, je betalingen komen binnen, je BTW aangifte is in een handomdraai verzonden, dan geeft dat wel heel veel rust, ruimte en vooral veel extra tijd. Hoe jij die tijd indeelt? Dat is natuurlijk aan jou.

In de afgelopen jaren heb ik door slim te automatiseren, ondernemers aan meer tijd geholpen. Ik stel ze aan je voor.

Afronden van de werkweek

Mijn klant Tony is tegelzetter. Hij werkt als zelfstandige. Toen ik Tony leerde kennen heb ik hem gevraagd waar zijn uitdaging qua tijd zat. Hij neemt liever meer werk aan dan zijn administratie te doen, begrijpelijk. Die avonden administratie zou hij best anders in willen delen.

Ik kan me niet herinneren dat ik een heel weekend vrij was. Mijn zondag is goud waard, maar zaterdag ben ik altijd nog een paar uur bezig met het afronden van de werkweek. Spoedklusjes op zaterdag of op avonden neem ik natuurlijk met beide handen aan, ik kan de opdrachten goed gebruiken. Maar dan kom ik wel in de knel met mijn administratie. Die is trouwens een chaos, ik laat dat het liefst aan een accountant over. Laat mij maar lekker met mijn handen werken. Al die rompslomp die bij mijn werk komt kijken is niks voor mij.

Natuurlijk wilde Tony ook meer. Hij wilde grotere opdrachten binnenhalen en bij voorkeur meer halen uit bestaande klanten. Ook had hij behoefte aan meer financieel overzicht, dat zou hem rust geven. We zijn samen aan de slag gegaan en hebben door slim te automatiseren en gebruik te maken van technologie veel tijd gewonnen. Tony heeft inmiddels bijna lol in zijn administratie en hij deelt zijn ervaringen graag met je.

Tony

“Ik werk gemiddeld zo’n 50 uur per week, maar weken van 60 of 70 uur komen ook regelmatig voor.”

Degene die het laatst op kantoor blijft

Crystel is een klant van mij uit het dorp, waar ik mijn eigen website laat maken. Ze heeft een communicatiebureau met vijf medewerkers. Ze weet mij altijd te helpen, verstand van cijfers heb ik dan wel, maar die website is niets voor mij. Crystel is nog jong, pas 27. Ze vertelde mij dat ze in het weekend het liefst gaat stappen, maar daar steeds minder tijd voor heeft. Ik denk dat Crystel vooral haar boekhouding op orde moet krijgen en houden nu haar bedrijf groter wordt.

Crystel

“Af en toe neem ik een midweek vrij om met mijn vriend een stedentripje te maken, maar loslaten kost me dan moeite.”

Ik wil excelleren in mijn vak. Het geeft me zo’n energie om een nieuwe klant binnen te slepen en daar iets moois voor te maken. Toegevoegde waarde bieden, daar krijg ik een kick van. Maar een eigen onderneming kost ook veel energie. Ik ben de hele dag druk met afspraken, en heb daarnaast nog een team te managen. Vanzelfsprekend ben ik dan degene die het laatst op kantoor blijft. Ik moet mijn wekelijkse avondje met vriendinnen steeds vaker afzeggen.

Ik vroeg haar of ze de boekhouding leuk vond om te doen. Natuurlijk niet! zei ze. Waarom doe je het dan allemaal zelf? Laat het los! Zorg ervoor dat je structuur gaat aanbrengen in je inkoop en verkoop.

Wat dacht je van een mailbox waar alle rekeningen in binnenkomen die zo de boekhouding in gaan? Scheelt heel veel tijd met inboeken en je hebt direct digitaal overzicht van je crediteuren. En wat dacht je van je projecten? Wil je niet weten of je uiteindelijk geld overhoudt?

Crystel is samen met mij aan de slag gegaan en hoeft nu niet meer steeds als laatste het licht uit te doen.

Efficiënt groeien, zelfs op de camping

Mijn klant en vriend Leo lijkt van de buitenkant echt een succesvolle ondernemer. Bedrijf helemaal zelf opgebouwd, mannetje of 20 in dienst, maar tijd voor z’n gezin? Nee, Leo werkt echt alleen maar. Altijd op de zaak en bezig met z’n mensen. Af en toe vraag ik mij af of dat wel goed gaat.

Hij doet inmiddels zelf de boekhouding niet meer, daar heeft hij Anneke voor. Echt een topper. Zit overal bovenop! Maar toch kan Leo het werk niet echt loslaten. Zelfs als hij op de camping staat is hij nog van alles aan het regelen.

Mijn doel is om met dezelfde mensen de omzet te verhogen, efficiënt groeien dus. Mijn werknemers zijn het belangrijkst, waardoor ik mijn eigen vrije tijd wel eens uit het oog verlies. Op vakantie check ik regelmatig even hoe het er voor staat met mijn bedrijf. Niet dat ik mijn medewerkers niet vertrouw, maar je blijft toch eindverantwoordelijk als er iets misgaat.

Toen ik Leo vroeg wat hem rust zou geven kwam de aap uit de mouw. Zijn gemis? Real-time inzicht in zijn cijfers. Ik snap heel goed dat hij duidelijk inzicht wil hebben. Met goede kengetallen kun je immers beter aansturen en de juiste beslissingen nemen.

We hebben met elkaar gekeken naar zijn bedrijfsmodel en daarbij de juiste indicatoren bepaald. Hoe verdien je nou je geld? Waar zit je marge? Is de bezettingsgraad wel in orde en verdienen we wel genoeg per zending? Logistiek is margewerk, dat weet iedereen!

Nu heeft Leo alle informatie real-time op zijn telefoon, dat geeft rust. En Anneke? Die is helemaal blij, want als Leo nu op vakantie is, dan valt hij haar ook niet meer lastig.

Leo

“Ik wil dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Zelfs ’s avonds denk ik daar nog over na.”

Afhankelijk van het team

Ik ken Fieke van een cursusavond over online boekhouden. Fieke is geen ondernemer, maar financieel manager van een groter bedrijf. Ze adviseert haar directie op basis van rapportages die haar team maakt. Haar doel is om de administratie steeds efficiënter te laten verlopen.

Fieke

“Ik kom amper aan optimalisatie toe. Had ik maar een volle dag om alles opnieuw in te regelen.”

Lastig, voor een control freak als Fieke! Het liefst heeft ze alles met één druk op de knop in orde. Ik sprak haar laatst weer over haar vrije tijd.

Alles moet van A tot Z vlekkeloos lopen. Maar door het alledaagse chaotische werk kom ik vaak niet aan optimalisatie toe, ik wil dat alle processen goed geregeld zijn. Overdag achter collega’s aan voor mijn rapportages, ‘s avonds druk met het huishouden en de troep van mijn puber opruimen. Pas na tienen kom ik aan mijn kruiswoordpuzzel toe.

Toen we de stappen hadden opgeschreven kwamen we al snel tot de conclusie dat we door automatisering het proces veel simpeler konden maken. Facturen worden nu ingescand en online goedgekeurd. Dat scheelt zoveel werk! Nu rollen de rapportages er zo uit en praat Fieke met haar team over de inhoud. Haar werk/privé-balans? Die is inmiddels een stuk beter.

Ben jij de baas over je eigen tijd?

Check jouw balans
2018-02-28T16:18:29+00:00